Lizenzen effizient und sicher managen

Immer mehr Möglichkeiten in der Softwarebeschaffung erhöhen die Anforderungen an das Lizenzmanagement. Effizient, rechtssicher und kostengünstig lässt sich diese komplexe Aufgabe im Verbund lösen.

Welchen Herausforderungen sehen sich Sparkassen im Lizenzmanagement zunehmend ausgesetzt? Die Praxis zeigt: Es wird komplizierter und damit vielfach auch risikoreicher für die Verantwortlichen in den Instituten. Denn kombinieren lassen sich mittlerweile unterschiedliche Lizenzmodelle, „Box“-Produkte mit „Cloud“-Angeboten und transaktionsbasierte Bezahlmodelle mit Miet- oder Leasingvarianten.

Kosten senken mit effizienter Software

Umso dringlicher stellt sich die Frage, wie man am besten den Überblick behält, um einen ebenso sicheren wie effizienten Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Dass es besser mithilfe eines leistungsfähigen Software-Informationssystems geht, das die Verteilung und Nutzung von Software anzeigt, bestätigt auch der Sparkassenverband Baden-Württemberg (SVBW). Er nutzt die vom Deutschen Sparkassenverlag (DSV) bereitgestellte Lösung, um neben der Lizenzierung die Softwarebudgets effizient zentral zu managen und so perspektivisch Kosten zu senken.

Diese Ziele verfolgt der Verband in einem Projekt mit dem DSV. Alle bislang in Bestandslisten und Excel-Tabellen verzeichneten Softwarelizenzen wurden bereits in das Lizenzmanagement-Tool überführt. Herbert Schlegel, Teamkoordinator Organisation beim SVBW, betont die mit der Lösung verbundene Entlastung. „So aufwendig die Erstbefüllung des Tools auch im ersten Schritt sein mag, die Vorteile der anschließenden Nutzung zahlen sich schnell aus.“

Ein Mausklick bringt die gewünschte Transparenz über die Rechner und deren jeweilige Ausstattung mit Software und Lizenzrechten. Konkret geht es um mehrere hundert Einzellizenzen und etwa 100 Einzelverträge, die jetzt elektronisch erfasst sind. Fehlen relevante Informationen, wird dies im System rot angezeigt. „Auch in puncto Wartung und Updates weiß ich jetzt jederzeit was läuft“, ergänzt Schlegel. Über die Benutzerberechtigungen können auch Kollegen auf individuell relevante Informationen zugreifen und so beispielsweise freie Lizenzen identifizieren und auf Basis stichhaltiger Infos Nachkäufe tätigen.

Mit Full-Service compliance-konform

Im nächsten Schritt sollen Beratungen mit dem DSV zur weiteren Prozessoptimierung und zum optimalen Lizenzportfolio folgen. Wie die Institute profitiert auch der SVBW von günstigen Bezugskonditionen, die der DSV als Mengenbündler für die Sparkassen-Finanzgruppe mit den Softwareherstellern aushandelt. Schlegel nennt einen weiteren zentralen Pluspunkt in der Zusammenarbeit mit dem DSV: „Zum Lizenzmanagement gibt es viele Meinungen. Mit dem Know-how und dem Full-Service des DSV sind wir auf der sicheren Seite und damit compliance-konform.“

Neben dem OPDV-zertifizierten Lizenzmanagement-Tool und Spezialwissen über die Rahmenverträge unterstützt der DSV die Anwender aus der Sparkassen-Finanzgruppe auch in der Praxis: Schulungen in Kooperation mit den Sparkassenakademien vermitteln alle Vorteile der komplexen Lösung.