Digitaler Finanzbericht im Workflow der Sparkasse

Die Einführung des Digitalen Finanzberichts bietet den Sparkassen und ihren Firmenkunden die Chance, den Zeit- und Kostenaufwand für die Offenlegung zu senken. Ebenso stehen Abschlussdaten verzögerungsfrei zur Verfügung, was einen wesentlichen Teil des Kreditprozesses beschleunigt.

Der Digitale Finanzbericht (www.difin.de) als neuer bundesweiter Standard zur Digitalisierung der Offenlegung bei Sparkassen und Banken schafft einen sicheren und dokumentierten elektronischen Übertragungsweg: Die Daten werden vor unberechtigtem Zugriff (Vertraulichkeit) und Veränderungen (Datenintegrität) geschützt. Gleichzeitig fällt das aufwendige Handling von papiergebundenen Abschlüssen weg.

Inzwischen sind über 700 Sparkassen und Banken in der Lage, Digitale Finanzberichte zu empfangen. Für die Sparkassen-Finanzgruppe hat der Deutsche Sparkassenverlag (DSV) eine EBIL-Schnittstelle zur Verarbeitung von DiFins eingerichtet. EBIL ist das computerunterstützte Verfahren der Bilanzaufbereitung, Bilanzanalyse und Bilanzdokumentation für Sparkassen und Landesbanken.

Firmenkunden und ihre Steuerberater können auf eine weitgehend vorhandene Infrastruktur zurückgreifen: Marktführer DATEV und ADDISON haben entsprechende Lösungen im Angebot. Weitere Anbieter ziehen nach. Für Bilanzersteller ohne eigene DiFin-Lösung eignet sich beispielsweise die Lösung des Bundesanzeigers.

Herausforderungen

Neben den genannten positiven Effekten bringt der Digitale Finanzbericht den Sparkassen und ihren Kunden zwei wesentliche Herausforderungen: Zum einen muss die digitale Übermittlung mit jedem Firmenkunden einzeln vereinbart werden; hierfür stellt der DSV ein umfassendes Kommunikationspaket bereit. Zum anderen müssen die internen Prozesse an die digitale Übertragung angepasst werden.

Umsetzung in den Sparkassen

Die technische Lösung zur Verarbeitung von Digitalen Finanzberichten stellt der DSV als Leistungsbestandteil von EBIL zur Verfügung. Einzige Voraussetzung hierfür ist die einmalige Abgabe der „Haftungsklarstellung betreffend die Verantwortlichkeit der am Digitalen Finanzberichts-Prozess beteiligten Steuerberater/Wirtschaftsprüfer/Rechtsanwälte“. Hiermit bestätigt die Sparkasse, dass für den Steuerberater durch die elektronische Übermittlung keine zusätzlichen Haftungsrisiken entstehen. Über den DSV erfolgt die zentrale Registrierung der Sparkasse als empfangsbereites Institut im Teilnehmerverzeichnis.

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Sparkassen, die bereits mit dem Rollout begonnen haben, bieten ihren offenlegungspflichtigen Kunden den DiFin als weiteren Kanal zur Übermittlung der Jahresabschlüsse an. Im Vorfeld passen Sparkassen die Arbeitsanweisungen an, schulen ihre Mitarbeiter und beziehen ihre Steuerberater im Geschäftsgebiet mit ein.

Die Kreissparkasse Köln war bereits in der Pilotphase in das Projekt DiFin eingebunden und konnte die Systematik an wenigen Fallbeispielen erfolgreich testen. Der sichere Versandweg hat sich hier bewährt. Das Institut entschied sich, die DiFin-Nutzung allen offenlegungspflichtigen Kunden anzubieten.

Auswirkungen auf Prozesse der Sparkasse

Damit der Prozess optimal läuft, muss die Übertragung nicht nur mit dem Firmenkunden vereinbart werden. Für den Versand braucht der Steuerberater:

  • die Bankleitzahl, die bestimmt, welche Sparkasse oder Bank den digitalen Finanzbericht erhält
  • eine Kundennummer, sinnvollerweise die in EBIL hinterlegte OSP-Personennummer, damit EBIL automatisch den richtigen Kunden auswählt.

Viele Sparkassen fassen die Information zum DiFin mit der Anforderung der Offenlegungsunterlagen zusammen. Ein weiterer häufig genutzter Weg ist die persönliche Kommunikation im Rahmen von ohnehin stattfindenden Kundengesprächen. Auch erfolgt die Kundenansprache in enger Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Teilweise verwenden Steuerberater ein Blanko-Formular der Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE), das sie zusammen mit dem Kunden ausfüllen.

Oder die TVE wird – befüllt mit den Daten der Sparkasse – dem Kunden zur Verfügung gestellt. Dieser ergänzt dann zusammen mit seinem Steuerberater die Absenderangaben und unterschreibt. Der Steuerberater kann dann Kopien für sich und den Firmenkunden anfertigen und schickt oft auch das Original direkt an die Sparkasse. Insbesondere bei komplexeren Engagements mit konzernähnlichen Strukturen stimmen manche Sparkassen die notwendigen Kundennummern auch direkt mit dem Steuerberater ab. Die Sparkassen prüfen beim Eingang der TVE einmalig die Legitimation. Die Ablage erfolgt, soweit vorhanden, in der eAkte.

Eingangsverwaltung und Authentifizierung der DiFins

EBIL dokumentiert automatisch den Empfangszeitpunkt des Digitalen Finanzberichts und informiert per E-Mail über den Eingang. Auf Basis der vom Steuerberater im DiFin angegebenen Kundenummer generiert EBIL Vorschläge zur Auswahl des richtigen Kunden. Eine manuelle Korrektur der Zuordnung und die Auswahl eines anderen Kunden sind jederzeit möglich.

Die elektronische Lieferung der Daten garantiert nicht die Vollständigkeit der Unterlagen. Einige Dokumente wie etwa Prüfungsberichte müssen Steuerberater vor dem Versand manuell hinzufügen. Möglich ist auch, automatisch erzeugte PDFs zu löschen und durch andere zu ersetzen. Deshalb müssen Sparkassen die Unterlagen weiterhin auf Vollständigkeit prüfen. Bisher erfolgte die Authentifizierung manuell beim Eingang der Unterlagen anhand der Unterschrift auf dem Jahresabschluss. Beim DiFin ist eine Unterschrift nicht vorgesehen. Vielmehr wird der in der TVE benannte autorisierte Absender mit dem des DiFin verglichen. Beide müssen identisch sein.

Soweit sich auf der Absenderseite nichts ändert, muss die Sparkasse diesen Abgleich nur einmal manuell durchführen. Da jedem Sender eines DiFin eine eindeutige Absender-ID zugeordnet ist, vereinfacht sich der Abgleich in den Folgejahren: Die Absender-ID wird dazu in EBIL notiert, und in den Folgejahren ist lediglich noch ein Vergleich der IDs notwendig. Dieser wird in Zukunft automatisch erfolgen, sodass ein weiterer Aufwand entfällt.

Anpassung der Ablauforganisation im Institut

Bisher erhält üblicherweise der Kundenberater die Offenlegungsunterlagen per Post oder E-Mail und beauftragt die Marktfolge mit der Analyse. Mit dem DiFin stellt der DSV die elektronischen Jahresabschlüsse direkt in EBIL bereit.

Wie bei vielen anderen Sparkassen werden auch bei der Kreissparkasse Köln über EBIL eingehende DiFin zentral in der Marktfolge bearbeitet. Hier erfolgt die Kundenzuordnung, gleichzeitig wird die Authentizität der TVE geprüft. Die bildliche Kopie des Jahresabschlusses (PDF) wird gemeinsam mit den Begleitinformationen zum DiFin in OSP archiviert, sodass der hausweite Zugang zu der Information zeitnah gewährleistet ist.

Der Kundenberater wird über den Eingang des digitalen Jahresabschlusses informiert und fordert bei Bedarf die TVE nachträglich an. In Abhängigkeit von dem definierten Auswertungserfordernis setzt er den eigentlichen Analyse- und Ratingprozess in Gang. Erst danach bearbeitet ein qualifizierter Analyst den Vorgang. Er nutzt dafür die bereits importierten EBIL-Daten als Basis, die anhand der PDF noch zu ergänzen ist.

Als eine Tendenz zeigt sich, in der Marktfolge auch gleich anhand der Offenlegungsgrenzen und weiterer Kriterien die Auswertungsnotwendigkeit zu prüfen. Sind keine zusätzlichen Informationen notwendig, kann die Analyse sofort mit der Auswertung der Unterlagen beginnen.

Ausblick

Das Verfahren Digitaler Finanzbericht wird in Zukunft weiter ausgebaut. Vorgesehen ist die Übertragung unterjähriger Informationen wie zum Beispiel BWAs. Derzeit wird ein sogenannter Rückkanal vorbereitet, über den die Sparkasse ihrem Kunden oder dem berechtigten Steuerberater strukturierte Informationen zu Zins- und Tilgungsplänen zur Verfügung stellen kann. Das erlaubt dann den Firmenkunden, einen weiteren Teil ihrer Buchführung zu automatisieren. Dieser Schritt wird wesentlich zur Akzeptanz des Verfahrens beitragen. Bereits jetzt profitieren sowohl die Sparkassen als auch die Sparkassenkunden vom Digitalen Finanzbericht. In Zukunft könnte sich das Verfahren zu einem zentralen Informationssystem im gewerblichen Geschäft entwickeln.